如果你已经很好地改写了文章的第一草稿而且你对内容也很满意，那么你下一步就要集中于文章的内容、段落、句子、具体的词汇。
修改段落。一个好的段落中应当只描写一个主要观点。采用??? 主题句是组织一个段落的最简单的方法——它能够用一句话??? 清楚说明段落主要论点——然后在下文中解释或说明这个句子。在商务写作中，特别是对那些写作经验缺乏的人来说，运用主题句引出大部分乃至所有的段落的做法是非常合适的。
下一步你要关注段落的长度。大多数作者走极端：所有的段落不是特别长，就是特别短。各段长度参差是一个很好的方法。一段话以30个字到150个字为宜。偶尔在一段话中比较长些或短些关系并不大，但这应当是例外而不是经常性的情况。这么做的原因非常简单：短段落过多会让人觉得你头脑简单，无法形成一个复杂的思想或连接一些相关的意思，而长段落过多会让那些最有责任心的读者也无法继续读下去。你要用短段落强调事情，而用长段落来讨论复杂的观点或举例子。
有三个方法可以用来发展中心思想，它们是举例子、解释和细节描写。一篇文章，如果没有这三个组成部分，是无法令人满意的，同时也不会以理服人。一些面子上的话(“我是一个很有决心的人”)没有任何说服力，除非你通过具体的事例和解释来说明它。
修改行文。即便你每个段落写得很好，位置安排也很合理，你的文章仍可能读起来不是很通顺，这是因为它缺少在思想上的适当过渡，无法将内容之间的起承转合表现出来。我们认为，使用过渡性的词和短语是联系思想和内容的最重要方法。一些典型的转折词包括：
目的典型的转折用语 扩展 furthermore, moreover in addition 原因和结果 therefore, consequently, as a result, accordingly 结论 as a result, therefore，thus，in conclusion 对照 although, but, despite，however，on the one hand／on the other hand 举例 for example，for instance，specifically 顺序 first/second, former/latter, first of all/second of all
连接段落的另外一个简单方法是让一段的开头和上一段的结尾紧紧连上。例如，如果你在上一段的结尾说到“我需要有一个机会来说明在没有严格监督的条件下，我一样可以做好工作”(I needed the chance to show what I could do withoutoverbearing supervision)，那么下一段开始时就说“当在多伦多(Toronto)新建成一个办事处的时候，能证明我自己的机会来了。”(My opportunity to prove myself came with the foundingof an new office in Toronto)。在这个例子中，将第二段有机地从第一段发展出来，两段之间的关系就非常清楚了。务必保证每句话都和上句话有逻辑上的联系。
